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Gestión ágil del tiempo en la nueva normalidad

LDI Adrián Valverde Mtro. en alta dirección y pensamiento estratégico. Project Management Professional, Agile Hybrid Project Pro y Scrum Master Certified.

Por LDI Adrián Valverde Mtro. en alta dirección y pensamiento estratégico. Project Management Professional, Agile Hybrid Project Pro y Scrum Master Certified. 


La famosa y mal llamada “nueva normalidad” ha generado una interesante e inesperada disrupción en absolutamente todos los sectores de la sociedad. Si bien, podríamos hablar durante horas acerca de las desafortunadas implicaciones que ya todos conocemos, en este artículo nos enfocaremos en analizar algunos de los fenómenos que han sucedido y que han presentado ventanas de oportunidad para quienes han tenido la pericia de no sólamente identificarlas sino de usarlas en pro de sus metas personales y empresariales.

La disrupción y el concepto del tiempo como herramienta. 

Para la sorpresa de todos, el primer trimestre del 2020 nos obligó a cambiar nuestra forma de vida de una forma completamente disruptiva, donde las reuniones se convirtieron en ciber-reuniones, los conciertos en streamings y los salones de clases pasaron de ser aulas de concreto a un conjunto de videos en vivo por Zoom. Dentro de los múltiples retos que esto implica, vino con ellos un conjunto de inesperados beneficios y uno de ellos fue la posibilidad de autogestionar nuestro tiempo y flexibilizar la forma en la que lo invertimos en nuestro día a día. 

 

 

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Comenzando por el ejemplo más sencillo y quizá el más obvio, lo que antes implicaba un commute a veces de hasta una hora (o más) para llegar a nuestra Universidad o empleo, ahora se convirtió en un viaje de 10 segundos a nuestra sala, si comparamos estos 10 segundos contra una hora de commute son casi 3550 segundos que ahora podemos utilizar en cualquier otra cosa, ¡Diario!, sólamente bajo ese concepto, ¿te has puesto a pensar, en qué otras actividades sucede lo mismo tal vez sin siquiera haberte dado cuenta?, ¿acaso no es eso genial?.

No discutiremos las definiciones cuánticas del tiempo, porque ni siquiera sabría por dónde comenzar. Lo que sí podemos aseverar con certeza es que el tiempo como lo conocemos es una construcción humana convertido en una herramienta que simplemente hemos damos por hecho. Pero como cualquier otra herramienta, ésta debe ser aprendida, practicada y dominada para poderle sacar el máximo provecho.

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Perder el tiempo no es siempre perder el tiempo

Charles Darwin alguna vez dijo: “Una persona que se atreve a desperdiciar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida”

Todos podemos coincidir que Charles Darwin estaba adelantado a su época, pero, ¿a qué se refiere con “desperdiciar”?, posiblemente muchas de nuestras actividades que consideramos como normales serían un desperdicio para Charles Darwin sin embargo nosotros las podríamos considerar fundamentales para nuestra vida diaria, y lo mismo podríamos decir de Darwin si conociéramos su agenda diaria, por lo tanto el concepto de “perder el tiempo” depende de las prioridades de cada persona y de la perspectiva con que se le mire.

 

Perder el tiempo no es siempre perder el tiempo

Cuando hablamos del aprovechamiento del tiempo, es prácticamente inevitable pensar en el concepto de la hiperproductividad tan sobre-romantizada y a mi parecer erróneamente promocionada y defendida por las corporaciones de antaño. Ser productivos está bien, pero el saber balancear nuestro tiempo para invertirlo en nuestra salud mental está todavía mejor. No es ningún secreto que las personas felices suelen ser más productivas, y la clave para esta felicidad es invertir parte de nuestro tiempo en cosas que nos motiven más allá de nuestras responsabilidades laborales, ya sea un buen hobby o la práctica de un deporte que además procure nuestra salud, incluso algo que simplemente nos desconecte de vez en cuando. A veces, perder el tiempo es la mejor forma de invertirlo, siempre y cuando haya sensatez en cuánto y cómo perdemos nuestro tiempo.

Recuerda, el tiempo es una inversión, y depende de nosotros decidir en qué lo vamos a invertir y que podríamos esperar en ese ROI (retorno de inversión), tal vez invertir nuestro tiempo en un curso nos retorne un mejor futuro laboral, o tal vez invertir nuestro tiempo jugando PlayStation nos retorne la desconexión que tanto necesitábamos en ese momento. Es importantísimo que siempre tengas presente, que en esa cuenta bancaria del tiempo, nunca podremos saber el saldo que nos queda, así que invertirlo inteligentemente no sólamente es buena idea, sino que es fundamental. 

 

1“Hacer el mismo viaje con regularidad entre el trabajo y el hogar”. commute verb (travel).  Cambridge Dictionary. Recuperado de https://dictionary.cambridge.org/es/diccionario/ingles/commute
2Darwin, F. (1887). La vida y las cartas de Charles Darwin: incluido un capítulo autobiográfico. Londres: Murray.

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La gestión ágil del tiempo 

“Cuando demasiadas demandas compiten por muy poco tiempo, las personas naturalmente se sienten más seguras al volver a lo familiar con métodos apenas adecuados y las nuevas prácticas pocas veces se arraigan.” (Alec M., Pat N., 2009) 

 

 

En los círculos de la gestión de proyectos el término “ágil” no es para nada algo nuevo, si bien ha estado rondando desde hace más de 20 años, ha tomado bastante relevancia en los últimos años y definitivamente fue un eje central durante el desarrollo de la pandemia del 2020. Pero, ¿Qué significa ser ágil?. En este contexto, ser ágil significa no solamente saber adaptarse al cambio sino hacerlo rápida y eficazmente, y si lo pensamos, ¡vaya que la pandemia nos ha dado motivos para volvernos ágiles!, ya sea en nuestra manera de estudiar, de trabajar o hacer negocios, y saber hacerlo de una manera eficiente puede ser la clave entre salir adelante o quedarnos atrás.

 

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¿Tuviste que cambiar algún plan durante el 2020?, seguro que sí, y para la gestión ágil del tiempo esto no es un gran problema, ya que están diseñados precisamente para ese propósito. Verás, la gestión ágil del tiempo se basa en dos conceptos fundamentales: 

  1. El empirismo. Actúo conforme a lo que veo y reconozco como una verdad, y aprendo a través de la prueba y el error constante. 
  2. Aceptar el cambio. El cambio es inherente a la vida y saber aceptarlo es estar siempre listos y ajustar el rumbo sin perder de vista nuestro objetivo final.

 

En la metodología tradicional de la gestión de proyectos, uno normalmente desarrollaba un plan a mediano o largo plazo y trataba de apegarse a ello lo más posible. Lo cual no está mal, sin embargo la realidad del mundo no siempre nos lo permite. Es aquí cuando las metodologías ágiles entran a la escena con una propuesta rebelde y a la vez bastante convincente. 

 

La esencia de la gestión ágil es enfocarte en las pequeñas metas que sabes que puedes lograr a corto plazo, no te abrumes por lo que vas a hacer en 6 meses. Enfócate en el aquí, en el ahora y define tus prioridades no en lo que “tienes” que hacer sino en lo que en este momento me genera más valor para llegar a mi meta más rápido. Ahora, hablando de las metas a corto plazo, la intención es definir metas cortas que podamos terminar en espacios de tiempo definidos, por ejemplo, de 2 a 4 semanas (a esto en el mundo ágil, se le llaman sprints) y usando estos bloques de tiempo se forja el plan de actividades a completar, y una vez pasadas esas dos o cuatro semanas el compromiso inquebrantable es terminar esas actividades, ojo, no se trata de adelantar o avanzar, se trata de ¿qué puedo terminar en este sprint?. Una vez lograda esta meta a corto plazo nos detenemos y hacemos una breve reflexión respecto a cómo nos fué y qué pudimos haber hecho mejor. A esto se le llama “retrospectiva” y una vez aprendida la lección, por pequeña que fuese, ajustamos el rumbo si lo consideramos necesario, planeamos nuestro siguiente sprint ¡Y volvemos a comenzar!. 

 

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El alma de la gestión ágil radica en la retrospectiva al final de cada sprint, ya que la agilidad se encuentra precisamente en ese punto, es el pequeño espacio donde celebramos los logros, aceptamos el cambio como inevitable y ágilmente ajustamos el rumbo sin perder de vista nuestro objetivo, así la suma de estos “pequeños” logros te llevarán eventualmente a lograr tu objetivo principal sin perder el rumbo. Aunque suena fácil, la práctica requiere de un gran compromiso con nosotros mismos y nuestra visión del objetivo que queremos alcanzar, pero una vez que dominamos el proceso, nos volveremos prácticamente imparables.

Para lograr tus metas primero debes saber a dónde quieres llegar, puede sonar sencillo pero es fácil olvidarlo. Improvisar te puede mantener a flote, pero rara vez te llevará lejos. Así que plantea tus objetivos de una manera específica, medible, alcanzable, relevante y en un lapso de tiempo definido, a esto se le conoce como definición de objetivos SMART (por sus siglas en inglés). Piensa en tus metas y ubica cuál de estos parámetros te hace falta definir, estoy seguro que te llevarás una interesante sorpresa y sentarás la base para comenzar a desarrollarte como un verdadero agilista.

 Mackenzie, A., & Nickerson, P. (2009). The Time Trap: The Classic Book on Time Management (Fourth ed.). AMACOM.

 

 

Las herramientas ágiles

En la gestión del tiempo vas a encontrar un sinfín de herramientas y es importante que sepas que aunque definitivamente existen algunas mejores que otras, la mejor herramienta de todas es la que se adapte a tus necesidades y la que finalmente te haga mejor clic.

Las aplicaciones funcionan, pero siempre debes ser tú quien esté al mando, recuerda, las herramientas trabajan para tí, no tú para ellas. Si mantener la herramienta se ha vuelto una carga de trabajo en sí, es una señal de que la herramienta no es para tí, una señal de que la herramienta que estás usando es la correcta, es la que verdaderamente te facilita el control y la que finalmente te está ahorrando más tiempo del que inviertes en ella, eso sí, prueba todas las que puedas, conócelas y toma la decisión por ti mismo, porque no hay nadie más responsable de la gestión de nuestro tiempo que nosotros mismos.

“Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas” (Beck, K., 2001)

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No hay una aplicación o metodología mágica y universal que resuelva todos nuestros problemas de gestión del tiempo, y mucho menos una aplicación hará el trabajo por nosotros. Recuerda, las aplicaciones como el tiempo mismo son herramientas que debemos aprender y dominar para sacarle provecho en función de nuestras metas. Un buen planteamiento de objetivos, sumado al apoyo de las herramientas adecuadas es un buen comienzo, pero lo que verdaderamente te va a llevar a donde quieres llegar es el conjunto de lo anterior más la suma de tus habilidades y el empeño que pongas en cada uno de tus objetivos. Cuando se trata de cumplir tus sueños, tu terquedad será tu mejor aliado.

Reflexiones finales

En la nueva normalidad la disciplina lo es todo, para que cuando finalmente se defina el status quo (o sea, la verdadera nueva normalidad), hayas desarrollado esa serie de habilidades y talentos que te seguirán moviendo hacia el rumbo de tus objetivos. 

Sin embargo la disciplina no se crea espontáneamente, es algo que se desarrolla de a poco en lo que uno se va acostumbrando, lo importante es comenzar, dispara primero y luego ajustas la mira, incluso si sientes que no estás 100% listo, lo más importante es comenzar, recuerda que en el concepto ágil, el secreto es avanzar, reflexionar y ajustar el rumbo, no lo olvides, así como para los budistas el sufrimiento es inherente a la vida, el cambio también lo es, no te aferres, fluye como el agua y acepta el cambio como un estilo de vida.

 

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Equivocarse y fracasar no sólamente está bien, es fundamental para lograr el éxito. No seas tan duro contigo mismo y deja atrás la super-exigencia. Ponte metas a corto plazo, comprométete a cúmplirlas y si fallas, falla lo más rápido posible y vuelve a comenzar, no importa el punto donde te encuentres, en este caso la resiliencia es el ingrediente clave.

Michael Altshuler nos recuerda que “La mala noticia es que el tiempo vuela, la buena es que tu eres el piloto” . Tu eres dueño de tu tiempo y tienes el poder de decidir cómo navegar en la turbulencia del día a día, y como todo buen piloto, tu preparación y conjunto de habilidades terminarán llevándote al destino que te propongas.  

 Beck, K., et al. (2001) The Agile Manifesto. Agile Alliance. http://agilemanifesto.org/
Altshuler, M. (n.d.). A quote by Michael Altshuler. goodreads.com. Consultada en 2021, desde https://www.goodreads.com/quotes/144299-the-bad-news-is-time-flies-the-good-news-is
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